1. Situaties waarin wij persoonsgegevens verwerken

N.S.Z.V. De Loefbijter (hierna De Loefbijter) verwerkt persoonsgegevens in de volgende situaties:

U bent bezoeker van onze website

U heeft zich aangemeld voor een extern evenement van De Loefbijter

U bent lid of reünist bent van de Loefbijter

1.1 Door bezoek aan onze website

De Loefbijter verwerkt van u als bezoeker van de website uw IP-adres. Uw bezoekgedrag op onze website wordt volledig geanonimiseerd verwerkt. Als u wenst niet te worden opgenomen in onze statistieken, dan kunt u gebruik maken van de Do Not Track functie in uw browser.

1.2 Bij aanmelding voor een extern evenement

Indien u zich aan meld voor een extern evenement van De Loefbijter, verwerken wij gegevens van u zoals aangegeven bij de aanmelding van het evenement. In de hoofdregel is dit bijvoorbeeld:

Uw voor- en achternaam

Uw e-mailadres

Uw telefoonnummer

Uw Zeilervaring

Uw diëten of allergieën

Uw bankgegevens (IBAN)

1. 3 Bij lidmaatschap

1.3 De Loefbijter verwerkt persoonsgegevens over u, als u een lidmaatschapsovereenkomst bent aangegaan. De Loefbijter verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Uw voor- en achternaam

Uw e-mailadres

Uw telefoonnummer

Uw geboortedatum

Uw student- en sportkaartnummer en onderwijsinstelling (Alleen als u actief of passief lid bent bij De Loefbijter, buitengewone leden en reünisten vormen hierop een uitzondering, zie hiervoor de statuten.)

Uw bankgegevens (IBAN)

Uw adresgegevens

Uw IP-adres

Zeilervaring (CWO’s) en vaarbewijs

Geslacht

2. Waarom De Loefbijter gegevens nodig heeft

De Loefbijter gebruikt uw e-mailadres om u op de hoogte te houden van de actualiteiten en activiteiten binnen de vereniging (zoals o.a. wekelijkse mail, nieuwsbrief), uw adres om post te kunnen versturen (uitnodigingen, kerstkaartjes, e.d.) en uw e-mailadres en telefoonnummer als communicatiemiddel (grondslag: overeenkomst).

De Loefbijter verwerkt uw geboortedatum om te controleren op de wettelijke minimumleeftijd voor alcoholconsumptie ( > 18 jaar) en om verjaardagsmail te kunnen versturen (grondslag: respectievelijk wettelijke verplichting en overeenkomst).

Uw student- en sportkaartnummer en onderwijsinstelling wordt verwerkt omdat De Loefbijter subsidies ontvangt van de onderwijsinstelling Radboud Universiteit en het Radboud Sportcentrum (grondslag: overeenkomst).

Uw bankgegevens worden verwerkt zodat de Quaestor h.t. incasso’s en facturen kan sturen voor de contributie en deelname aan activiteiten (grondslag: overeenkomst).

Uw IP-adres wordt opgeslagen en verwerkt door de websitecommissie bij gebruik van de website (grondslag: gerechtvaardigd belang).

Wij vragen naar uw zeilervaring om een inschatting te kunnen maken van uw zeilniveau alvorens u bij ons les krijgt in het zeilen. Wij vragen naar het al dan niet hebben van een vaarbewijs voor het onder andere mogen varen met de motorboot. (grondslag: gerechtvaardigd belang)

Uw geslacht wordt opgeslagen voor de organisatie van verscheidene mannen- en vrouwenactiviteiten (zoals door jaarclubs en disputen). (grondslag: gerechtvaardigd belang).

De Loefbijter verwerkt uw voor- en achternaam in publicaties (waaronder de nieuwsbrief, Loefbode en de almanak) om de onderlinge binding binnen de vereninging te bevorderen. (grondslag: gerechtvaardigd belang)[1] [2] 

3. Overige persoonsgegevens die worden verwerkt

Tijdens een Algemene Leden Vergadering (ALV) wordt er een geluidsopname gemaakt die zal worden gebruikt om de notulen van de ALV uit te werken. Na het vaststellen van deze notulen zal de geluidsopname worden verwijderd. Als u spreekt tijdens de ALV zal dit samen met uw voornaam in de notulen worden verwerkt (grondslag: gerechtvaardigd belang).

Er zal worden geregistreerd in welke commissie u zit en wat voor status u hierin heeft (lid of hoofd). Het commissiehoofd van de commissie waarin u actief bent heeft toegang tot uw e-mailadres en telefoonnummer om u te kunnen bereiken over commissie-activiteiten.

Als u gedurende uw lidmaatschap bij De Loefbijter schipper wordt, zal uw voor- en achternaam op de website geplaatst worden. Deze zal alleen inzichtelijk zijn voor leden van De Loefbijter met als doel dat andere leden u kunnen benaderen voor zeilinstructie (grondslag: gerechtvaardigd belang). U kunt verzoeken uw naam van de website te laten verwijderen, zie hiervoor paragraaf 10. De Assessor Vloot houdt een lijst bij met de persoonsgegevens van alle schippers om de reserveringen van de boten al dan niet te kunnen goedkeuren (grondslag: gerechtvaardigd belang).

4. Hoe lang De Loefbijter gegevens bewaart

De Loefbijter bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan 2 jaar na het beëindigen van de lidmaatschapsovereenkomst. Uw betaalgegevens bewaren wij 7 jaar, op rond van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen die bepaald dat de bewaartermijn van financiële gegevens 7 jaar moet zijn.

5. Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?

Het zittende bestuur heeft toegang tot de persoonsgegevens. De commissiehoofden en leden van de Webcie hebben uitsluitend toegang tot persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden. De kascontrolecommissie en Raad van Advies hebben onder bepaalde voorwaarden ook toegang uw persoonsgegevens zoals benoemd in paragraaf 1, vanwege hun toezichthoudende functie.

6. (Sub)verwerkers

De Loefbijter maakt in de verwerking van uw persoonsgegevens gebruik van externe leveranciers. Het online boekhoudprogramma Conscribo wordt gebruikt om de persoonsgegevens in op  te slaan en te verwerken. Het online programma Mailchimp wordt gebruikt om de maandelijkse nieuwsbrief en de verjaardagsmail mee te versturen. De G Suite, een onderdeel van Google, wordt gebruikt om e-mailadressen en mailconversaties mee op te slaan. De Loefbijter maakt gebruik van Mailchimp om de maandelijkse nieuwsbrief en de verjaardagsmail naar leden te sturen en om leden te mailen met informatie over bepaalde activiteiten waar zij zich voor hebben opgegeven. De website van De Loefbijter wordt gehost door Antagonist en de data van onze app is ondergebracht bij Hetzner. Voor het sturen van push notificaties in de app maken wij gebruik van OneSignal. Daarnaast maakt de Loefbijter gebruik van SendInBlue voor alle transactionele e-mail vanaf onze website en app. Om ons te beschermen tegen DDOS-aanvallen en onze internetdiensten beter bereikbaar te maken, gebruiken wij de diensten van Cloudflare. De Loefbijter heeft met alle partijen contractuele afspraken gemaakt om uw privacy te waarborgen.

7. Websitebezoek

Om technische redenen wordt uw bezoek op de website van De Loefbijter bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Uw bezoekgedrag op onze website wordt volledig geanonimiseerd verwerkt, uw IP adres wordt daarbij niet opgenomen. Als u wenst niet te worden opgenomen in onze statistieken, dan kunt u gebruik maken van de Do Not Track functie in uw browser. Wij maken daarbij gebruik van het pakket Matomo (voorheen Piwik), zoals geadviseerd door de Rijksoverheid.

8. Delen met anderen

De Loefbijter verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst (zie hiervoor paragraaf 6), of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

9. Watersportverbond

Sinds juni 2018 heeft De Loefbijter zich aangesloten bij het Watersportverbond. Dit betekent dat wanneer je lid bent van De Loefbijter, je automatisch ook lid bent van het Watersportverbond. De volgende gegevens van onze leden delen wij met het Watersportverbond: geslacht, voor- en achternaam, geboortedatum, adresgegevens en je e-mailadres. Zodra je geen lid meer bent bij De Loefbijter, schrijven wij je ook bij het Watersportverbond uit. Als je meer wil weten over hoe het watersportverbond met je persoonsgegevens omgaat, klik dan op de volgende link: https://www.watersportverbond.nl/privacy-statement/

De Loefbijter verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst (zie hiervoor paragraaf 6), of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

10. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar bestuur@loefbijter.nl. De Loefbijter zal zo snel mogelijk op uw verzoek reageren.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

De Loefbijter neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van De Loefbijter maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Tevens zijn alle persoonsgegevens versleuteld en alleen toegankelijk voor de daartoe bevoegde personen, met een toegangsniveau gebaseerd op hun functie.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door De Loefbijter verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact op met De Loefbijter via bestuur@loefbijter.nl. De Loefbijter is als volgt te bereiken:

Postadres: Postbus 1416

6501 BK Nijmegen

Vestigingsadres: Villa van Schaeck

Van Schaeck Mathonsingel 10

6512 AP Nijmegen

Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel:

40145308

Telefoon: 06-43464086

E-mailadres: bestuur@loefbijter.nl

12. Toepasselijk recht

Op deze website en privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiende uit of in verband met dit privacyverklaring zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nijmegen of Arnhem.

13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

De Loefbijter behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Check daarom regelmatig de website voor een update. Heeft u vragen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, stuurt u dan een e-mail naar De Loefbijter.

14. Afbeeldingsvoorwaarden

Tijdens activiteiten van De Loefbijter worden foto’s gemaakt waar leden op kunnen staan. De vereniging ziet het hierbij als haar verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen en zorgt ervoor dat uw persoonlijke informatie vertrouwelijk wordt behandeld.

Website

De foto’s die worden gemaakt op activiteiten worden op de website van De Loefbijter geüpload in een Google Drive-map. De afbeeldingen van activiteiten zijn dus niet openbaar toegankelijk, maar alleen door leden van De Loefbijter. Foto’s worden gefilterd voordat ze op de website worden geplaatst.

(Social) media

Foto’s kunnen daarnaast gebruikt worden op de social media kanalen van De Loefbijter. De social media bestaan uit: Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn. Ook kunnen foto’s geplaatst worden in het verenigingsblad Loefbode en in de almanak. Zowel in het verenigingsblad als in de almanak worden sfeerfoto’s alswel persoonlijke foto’s geplaatst, al dan niet met vermelding van een naam. De (social) media kanalen zijn openbaar toegankelijk.

Plaatsing van foto’s gebeurt automatisch, tenzij er bezwaren zijn aangegeven vanuit het desbetreffende lid. Bezwaren kunnen ook na plaatsing nog doorgegeven worden om vervolgens de foto’s te verwijderen, neem hiervoor contact op met bestuur@loefbijter.nl

De Loefbijter behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Check daarom regelmatig de website voor een update. Heeft u vragen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, stuurt u dan een e-mail naar De Loefbijter.

Appendix I. Toelichting grondslagen

Er moet een wettelijke basis zijn voor het verwerken van de persoonsgegevens. Er zijn verschillende soorten grondslag die een organisatie kan hebben voor het verwerken van uw persoonsgegevens:

Wettelijke verplichting

Toestemming

Overeenkomst

Gerechtvaardigd belang

Algemeen belang

Vitaal belang

De Loefbijter verwerkt haar persoonsgegevens op grond van overeenkomst en gerechtvaardigd belang, en soms met toestemming. Deze worden hieronder toegelicht.

Overeenkomst

Persoonsgegevens die hieronder vallen: geslacht, naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, bankgegevens.

De Loefbijter mag zich op deze grondslag baseren bij gegevens die noodzakelijk zijn voor het afsluiten van de lidmaatschapsovereenkomst.

Gerechtvaardigd belang

Persoonsgegevens die hieronder vallen: o.a. student- en sportkaartnummer, IP-adres, zeilervaring en/of schipperstatus.

De Loefbijter mag zich op deze grondslag baseren als 1) de verwerking aantoonbaar noodzakelijk is om de bedrijfsactiviteiten te verrichten, 2) de verwerking moet noodzakelijk zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang (proportionaliteit en subsidiariteit), en 3) er moet een afweging worden gemaakt tussen het belangen van de organisatie en de belangen van de betrokken persoon.

Toestemming

Als De Loefbijter persoonsgegevens nodig heeft die niet verwerkt worden op grond van overeenkomst of gerechtvaardigd belang, zal De Loefbijter hiervoor toestemming vragen (denk hierbij bijvoorbeeld aan dieetwensen).

Rechtsgeldige toestemming voldoet aan de volgende eisen:

Vrijelijk gegeven: u mag niet onder druk gezet worden of benadeeld worden als u geen toestemming geeft.

Ondubbelzinnig: er moet sprake zijn van een duidelijke actieve handeling, zoals een schriftelijke of mondelinge verklaring. Er mag dus geen sprake zijn van ‘wie zwijgt, stemt toe’.

Geïnformeerd: u dient geïnformeerd te worden over 1) de identiteit van de organisatie; 2) het doel van de verwerking waarvoor u toestemming geeft; 3) welke gegevens worden verzameld en gebruikt; 4) het recht dat u heeft om de toestemming weer in te trekken.

Specifiek: toestemming moet steeds gelden voor een specifieke verwerking en een specifiek doel.